Как заполнять графы 1 - 3 лицевой стороны Авансового отчета (ф. 0504505)?

Унифицированные формы первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета утверждены приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н (далее - Приказ № 52н).

Согласно приложению 5 к Приказу № 52н подотчетное лицо приводит сведения о себе на лицевой стороне Авансового отчета (ф. 0504505) и заполняет на оборотной стороне графы 1 - 6 о фактически израсходованных суммах с указанием документов, подтверждающих расходы. Графы 7 - 10 оборотной стороны Авансового отчета (ф. 0504505), которые содержат сведения о принимаемых к учету расходах и бухгалтерские корреспонденции, заполняет бухгалтер.

По мнению специалистов Минфина России (письмо от 08.05.2018 № 02-07-05/30993), исходя из сути и назначения Авансового отчета (ф. 0504505), в графах 1 - 3 лицевой стороны отражаются корреспонденции счетов по расходам, которые учреждение принимает к учету на основании подтверждающих документов.

Вместе с тем, прямых указаний о порядке заполнения граф 1 - 3 «Бухгалтерская запись» и «Сумма, руб.» на лицевой стороне Авансового отчета (ф. 0504505) в Приказе № 52н нет. Письмо Минфина России от 08.05.2018 № 02-07-05/30993 не является системным, оно представляет собой ответ на частный запрос конкретного учреждения.

Отметим, что письма Минфина России не являются нормативными правовыми актами и не содержат норм, влекущих юридические последствия для неопределенного круга лиц. Письма носят информационный характер и не препятствуют учреждениям руководствоваться нормами законодательства в понимании, которое отличается от того, что изложено в письмах.

Таким образом, решение о заполнении граф 1 - 3 лицевой стороны Авансового отчета (ф. 0504505) находится в компетенции должностных лиц учреждения. Ввиду некоторой неопределенности его целесообразно закрепить в учетной политике. В этих графах могут отражаться записи как по выдаче подотчетной суммы, так и по принятию к учету расходов. Любой порядок заполнения не может быть квалифицирован как нарушение (особенно если он закреплен в учетной политике), поскольку четких требований законодательно не установлено. Главное - следовать тем правилам, которые прямо определены Приказом № 52н.