Можно ли графу «Фактическое наличие» инвентаризационной описи (ф. 0504087) заполнить на компьютере?

Приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н предусмотрено, что инвентаризационную опись (ф. 0504087) составляет комиссия учреждения в разрезе ответственных лиц. Опись должна содержать расписку ответственного лица.

В описи в числе прочего указываются:

• место проведения инвентаризации;
• наименование и код объекта учета;
• инвентарный номер, единица измерения;
• сведения о фактическом наличии объекта учета (цена, количество);
• сведения по данным бухгалтерского учета (количество, сумма);
• сведения о результатах инвентаризации (по недостаче и по излишкам - количество и сумма).

Внимание! Нельзя вносить в описи сведения об остатках ценностей со слов ответственных лиц или по данным учета без проверки их фактического наличия (п. 3.17 методических указаний, утв. приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49).

Таким образом, комиссия отражает в инвентаризационной описи (ф. 0504087) информацию о фактическом наличии имущества непосредственно в ходе инвентаризации. Заполнение фактического наличия до проведения инвентаризации может свидетельствовать о формальном подходе к ее проведению. В такой ситуации органы финансового контроля могут признать результаты инвентаризации недействительными. Следовательно, заполнить группу граф "Фактическое наличие (состояние)" инвентаризационной описи (ф. 0504087) на компьютере до проведения инвентаризации нельзя.

Исключение может составлять только проведение инвентаризации с использованием технологии штрихкодирования объектов. В таком случае сведения об объектах основных средств выгружаются из документов инвентаризации в терминал сбора данных (ТСД). После проведения инвентаризации ее результаты автоматически загружаются из ТСД в документы инвентаризации. Однако и в этой ситуации фактическое наличие заполняется только после проверки объектов. Кроме того, другие сведения об имуществе (статус объекта учета, целевая функция актива) заполняются вручную.