Возможности
«1С:Архив» — универсальная система долговременного хранения бумажных и электронных документов с гарантией юридической значимости на неограниченный срок. Подходит для малых, средних, крупных предприятий и учреждений любых отраслей.
- «1С:Архив» разработан на основе нормативно-правовых актов по архивному делу.
- Обеспечивает надежное долговременное хранение электронных и бумажных документов в соответствии с требованиями Росархива.
- Поддерживает весь жизненный цикл документа от попадания в архив до уничтожения.
- Гарантирует юридическую значимость документов в течение всего срока хранения.
- Организует централизованное хранилище всех бумажных и электронных документов из разных информационных систем.
- Снижает нагрузку на учетные системы.
- Расширяет возможности систем электронного документооборота.
- Не имеет ограничений на объем хранимых данных.
- Сопровождается методологической поддержкой в виде организационных документов по хранению, входящих в состав «Комплекта нормативных документов» к «Методике управления документами и совместной работой», разработанной специалистами фирмы «1С».
Ведение долговременного архива юридически значимых электронных документов является одной из обязательных составляющих перехода на цифровое взаимодействие на предприятии.
Возможности «1С:Архива»:
Хранение в «1С:Архиве» удобно, потому что обеспечивает в долговременной перспективе аутентичность, достоверность, целостность и пригодность документов для использования, в том числе для доказательства в суде содержащихся в них фактов.
Основные возможности программы:
Комплектование
- Загрузка документов из любых систем — через zip-контейнер установленного формата.
- Два варианта загрузки:
- в виде готовых сдаточных описей со списком дел;
- произвольным пакетом документов — с автоматическим определением дел и оформлением сдаточных описей в программе.
- Загрузка нормативно-справочной информации из систем-источников.
- Сохранение реквизитов, связей, виз, резолюций бумажных документов и их файлов.
- Передача информации о персональных данных, содержащихся в документах.
- Поддержка простой и усиленной (квалифицированной и неквалифицированной) электронных подписей.
- Автоматическое усовершенствование электронной подписи до формата архивного хранения CAdES-A v3.
- Автоматическое добавление копий файлов в формате PDF/A с визуализацией электронной подписи.
- Присвоение архивных шифров принятым документам и делам.
Хранение
- Ограничение прав доступа к документам на хранении.
- Формирование обязательных учетных документов архива: описи дел, реестр описей, книга учета поступления и выбытия дел, список фондов, лист фонда, акты на уничтожение и др.
- Регулярная проверка документов и электронных подписей.
- Распознавание текстов для полнотекстового поиска.
- Добавление в электронные подписи новых архивных меток времени по мере истечения срока действия сертификатов.
- Журнал передачи документов.
- Автоматический подбор документов/дел к уничтожению.
- Возможность оформления уничтожения вручную.
Встроенная интеграция с 1С:Документооборотом 3.0
- Передача документов, загрузка подтверждений о получении и проверке, удаление файлов переданных документов
- Доступ к данным «1С:Архива» из карточки «1С:Документооборота» в соответствии с правами, установленными в «1С:Документообороте».
- Передача НСИ, связей, виз, резолюций документов, ролей файлов и др.
- Удаление файлов уничтоженного документа в «1С:Документообороте» и в «1С:Архиве».