Возможности
«1С:Документооборот государственного учреждения 8» — это программа, предназначенная для комплексной автоматизации учета документов, взаимодействия между сотрудниками и контроля исполнительской дисциплины в государственных и муниципальных учреждениях. При наличии соответствующих клиентских лицензий пользователи могут работать в многопользовательском режиме как в локальной сети, так и через Интернет, включая доступ через веб-браузеры.
Программа позволяет управлять документами различных типов, каждый из которых сопровождается учетно-регистрационной карточкой. Набор реквизитов этой карточки соответствует стандартам ГОСТ Р 7.0.97-2016, требованиям ГСДОУ, рекомендациям Росархива и установленным в России традициям делопроизводства.
Программа обеспечивает учет входящих и исходящих документов, обращений граждан, организационно-распорядительных документов, информационно-справочных и других внутренних документов. Она отвечает основным стандартам делопроизводства, ГОСТам и нормативным актам, включая:
- ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»;
- ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;
- Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;
- Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»;
- Правила делопроизводства в государственных органах, утвержденные приказом Росархива от 22.05.2019 № 71;
- Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, утвержденные приказом Росархива от 24.12.2020 № 199;
- Основные положения Государственной системы документационного обеспечения управления и требования к документам;
- ГОСТ Р 53898-2013 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Технические требования к электронному сообщению»;
- Постановление Правительства Российской Федерации от 22.09.2009 № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота»;
- Приказ Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 02.09.2011 № 221 «Об утверждении Требований к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти».
Функциональные возможности:
- Разграничение прав доступа: Возможность настройки доступа по группам пользователей, папкам документов и отдельным файлам и т.д.
- Контроль документации и исключение потери файлов: Регистрация и переадресация входящих и исходящих документов, контроль передачи документов, связи между документами.
- Учет обращений граждан и их исполнения: Регистрация и обработка обращений в соответствие с законодательством, учет повторов и переадресации, контроль исполнения в отчетах.
- Система внешнего документооборота: Прием и передача файлов, обмен в соответствие с требованиями ГОСТа, автоматизация ручных операций с документами.
- Встроенная электронная почта: Встроенный почтовый клиент. Отправка и получение документов, в том числе зашифрованных и подписанных. Обработка писем как входящих документов. Подключение внешних почтовых клиентов.
- Комплексная работа с документами: Просмотр, редактирование, добавление, удалений файлов. Хранение, сравнение версий документа. Исключение конфликтов при одновременном редактировании документа. Резолюции и согласование документов.
- Шаблоны документации и печать регистрационных штампов: Настройка шаблонов документов. Автоматическое заполнение файлов на основании шаблона и реквизитов. Печать регистрационных штампов.
- Полный цикл формирования, хранения и учета договоров: Формирование и согласование проекта. Контроль документов и сроков действия. Мониторинг выполнения обязательств. Проверка сопроводительных документов. Прекращение действие договоров.
- Надежное хранение и поиск документации: Хранение в информационной базе или в томах на дисках. Полнотекстовой поиск документов по словам, содержащимся в документах или по реквизитам в карточке файла.
- Настройка процессов работы и совместная работа пользователей: Бизнес-процессы для обработки документации. Создание шаблонов обработки документов по типам. Настройка сложных комплексных процессов обработки. И другие функции.
- Учет рабочего времени и исполнительской дисциплины: Сбор данных о работе и затраченном времени пользователей. Оптимизация работы сотрудников. Ежедневная отчетность.
- Рабочий стол руководителя: Удобный интерфейс для автоматизации задач руководителя. Работа на мобильном устройстве.